Entente

Le 21 août 2002  

La présente entente énonce les principes et les procédures qui, sur la base de réciprocité, élargissent le privilège d'emprunt direct des documents accordé aux usagers des bibliothèques provenant des milieux universitaires à travers le Canada. Un tel élargissement du privilège repose sur la prémisse que le partage des ressources documentaires est le but premier que doivent chercher à atteindre tous les regroupements de bibliothèques universitaires canadiennes à partir de leur action coopérative sur les plans provincial et régional.

1. Les consortiums participants

L'entente couvre les membres de quatre regroupements canadiens régionaux de bibliothèques universitaires:

• CAUL/CBUA : Council of Atlantic Universities Libraries/Conseil des bibliothèques universitaires de l'Atlantique
• CREPUQ : Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec
• OCUL : Ontario Council of University Librairies
• COPPUL : Council of Prairie and Pacific University Libraries

2. Les catégories visées d'usagers de bibliothèques

Ces regroupements universitaires conviennent d'étendre le privilège d'emprunt direct à certaines catégories d'usagers de bibliothèques en provenance de chaque établissement universitaire membre.

Les catégories visées sont celles qui regroupent :

• les étudiants inscrits aux études de deuxième et de troisième cycles universitaires;
• les professeurs et les chercheurs;
• les autres catégories de personnel au service des établissements universitaires.

De plus, CAUL/CBUA, OCUL et COPPUL ont convenu aussi d'étendre le privilège d'emprunt direct aux étudiants de premier cycle de leur région.

Pour connaître la liste complète des bibliothèques participantes et les exceptions à l'entente, il convient de consulter la Liste des bibliothèques participantes.

Selon la politique en vigueur dans leur établissement d'attache, les professeurs et les autres catégories de personnel à la retraite peuvent bénéficier de cette entente. En effet, lorsqu'une bibliothèque universitaire participante offre le privilège d'emprunt direct aux professeurs et aux autres catégories de personnel à la retraite de son établissement, elle peut aussi, dans le cadre de la présente entente, leur émettre une carte de présentation.

3. Les privilèges accordés à partir de l'entente

Les privilèges accordés par les bibliothèques universitaires participantes seront ceux normalement consentis à leurs étudiants de premier cycle, aux usagers externes ou à d'autres catégories d'usagers selon la politique en vigueur dans chaque bibliothèque.

Le privilège consenti par la présente entente accorde à toute personne qui se qualifie la possibilité d'emprunter directement sur place un document.

Les bibliothèques hôtes peuvent offrir des privilèges ou des services additionnels aux usagers des bibliothèques membres des autres regroupements. Les politiques et les ententes déjà établies avec ce regroupement régissent alors l'attribution de tels privilèges ou l'offre de pareils services. Des frais peuvent parfois être exigés.

Les usagers désirant se prévaloir du privilège dans une autre bibliothèque doivent obtenir préalablement l'information pertinente à l'allocation de ce privilège auprès de leur bibliothèque.

4. L'identification de l'usager

La façon de s'identifier pour l'usager varie selon le regroupement d'appartenance de leur bibliothèque.

Ainsi, la pièce d'identité requise sera normalement :

• CAUL/CBUA : la carte ASIN (Atlantic Scholarly Network) sur laquelle figure une date d'expiration;
• CREPUQ : la carte CREPUQ sur laquelle figure une date d'expiration;
• OCUL : une carte valide d'un établissement membre ou la carte IUBP (Inter-University Borrowing Project);
• COPPUL : la carte COPPUL sur laquelle figure une date d'expiration (la carte grise pour les étudiants de deuxième et de troisième cycles, les professeurs, les chercheurs et les autres catégories de personnel; la carte jaune pour les étudiants de premier cycle) .

Les bibliothèques membres de chaque regroupement émettront les cartes à leurs propres usagers en conformité avec les ententes et les procédures en vigueur.

Les bibliothèques hôtes honoreront ces cartes en autant qu'elles soient encore valides.

Si une carte de bibliothèque d'un établissement membre de l'OCUL ne comporte pas une date d'expiration, la bibliothèque hôte devra normalement l'honorer sur sa simple présentation.

Les usagers en provenance des bibliothèques de l'Ontario doivent obligatoirement présenter la carte IUBP (Inter-University Borrowing Project) aux bibliothèques québécoises.

Si un usager en provenance d'un établissement membre du CAUL/CBUA, de la CREPUQ ou du COPPUL n'a pas en sa possession la carte mentionnée ci-dessus, la bibliothèque hôte peut accorder le privilège d'emprunt direct sur simple présentation d'une carte d'identité comme celle émise par une bibliothèque ou d'une lettre dûment signée par son établissement d'attache.

En cas de doute, il appartiendra à la bibliothèque hôte d'exiger toute information additionnelle. En pareil cas, il incombe à l'usager de présenter cette information à la bibliothèque hôte.

Il revient à chaque bibliothèque participante d'informer ses usagers des conditions requises pour bénéficier du privilège d'emprunt direct dans les autres bibliothèques.

C'est par contre la responsabilité de chaque usager de s'assurer de détenir la preuve d'admissibilité requise avant de se rendre dans une autre bibliothèque.

5. Les procédures opérationnelles

Sur présentation de la preuve d'admissibilité requise, le personnel de la bibliothèque hôte saisira normalement l'information relative à l'identité de tout nouvel usager dans le système de prêt de la bibliothèque ou dans la base de données relative à la clientèle. Pour les fins d'emprunt comme tel, chaque bibliothèque hôte décidera s'il est préférable d'utiliser la carte de bibliothèque émise à l'usager par sa bibliothèque d'attache ou s'il est souhaitable de lui émettre localement une carte.

En aucun cas, la preuve d'admissibilité présentée par un usager ne devrait être laissée à une bibliothèque hôte. Elle doit plutôt être conservée par l'usager pour une utilisation subséquente dans d'autres bibliothèques, le cas échéant.

En demandant à bénéficier de l'entente, les usagers reconnaissent implicitement adhérer aux politiques et procédures en vigueur dans chaque bibliothèque hôte, incluant la durée du prêt, les procédures de renouvellement et de rappel ainsi que les amendes.

Chaque bibliothèque hôte sera responsable de faire respecter ses politiques de prêts par les usagers des autres établissements universitaires, incluant les amendes et autres sanctions.

Si une bibliothèque hôte ne peut obtenir le respect de ses politiques ou de ses procédures par un usager d'un autre établissement universitaire, elle communiquera avec la bibliothèque d'attache de l'usager pour lui demander de prendre le relais.

Le personnel de la bibliothèque hôte devra informer les usagers des procédures en vigueur relativement au retour des documents empruntés. Les documents empruntés peuvent être retournés aux autres bibliothèques à l'intérieur d'un même regroupement régional, mais il revient aux usagers de retourner les documents empruntés directement aux bibliothèques hôtes d'un autre regroupement régional.

6. La durée de l'entente et son implantation

La présente entente prend effet le 1er mai 2002 et demeurera en vigueur aussi longtemps qu'elle conviendra à chaque regroupement.

Chaque regroupement s'engage à :

• informer le personnel de première ligne des bibliothèques de son regroupement des modalités d'application de la présente entente sur la réciprocité du privilège d'emprunt direct et leur fournir la documentation nécessaire;
• informer les usagers des bibliothèques de son regroupement de la présente entente et leur fournir tous les renseignements nécessaires pour s'en prévaloir;
• fournir aux bibliothèques de son regroupement les cartes d'identité requises;
• rendre accessibles la liste des bibliothèques participantes ainsi que la liste des personnes responsables dans chacune d'elles avec leurs coordonnées;
• informer les personnes intéressées dans chacun des établissements participants;
• préparer en commun et diffuser un communiqué de presse;
• recueillir, compiler et rendre accessibles les données statistiques déterminées en commun par les regroupements.

For more information, contact:
Sandy Slade, Executive Director, COPPUL
coppul@royalroads.ca

Page updated: October 29, 2009